第一章 总则

第一条 为加强基金会档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，保障基金会信息的完整性和安全性，特制定本《甘肃天庆慈善基金会档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

第二条 本制度适用于基金会所有档案的收集、整理、保管、使用、借阅和销毁等工作。

第三条 基金会档案包括电子档案和纸质档案，证章包括各类印章、证书、奖章等。

第二章 档案管理

第四条 基金会档案管理应遵循以下原则：

（一）集中统一管理原则：基金会档案由档案管理部门统一负责收集、整理、保管、使用和销毁。

（二）真实性原则：档案资料应真实、准确、完整地反应基金会工作活动。

（三）完整性原则：档案资料应包括基金会各项工作活动中形成的各种门类和载体的文件资料。

（四）保密性原则：对涉及基金会内部事务、涉及国家秘密和他人隐私的档案资料，应加强保密管理。

第五条 基金会档案应按照规范的分类和编号体系建立档案目录，确保档案信息的有序和清晰。

第六条 基金会应将重要档案定期进行备份和归档，确保电子档案的安全性和可靠性。

第七条 基金会档案的借阅应当按照相关规定申请，经批准后方可借阅，并应有相应的借阅登记和归还手续。

第八条 基金会应对档案进行定期审查和整理，及时淘汰无用档案，确保档案的有效利用和管理。

第三章 档案管理职责

第九条 档案管理部门负责基金会档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第十条 档案管理员应具备以下条件：

（一）熟悉档案管理业务，具备一定的档案管理知识和技能

（二）负责档案检索、借阅和咨询工作

（三）遵守国家档案法律法规，严守档案保密制度。

第十一条 档案管理人员的主要职责：

（一）负责基金会档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。

（二）负责档案检索、借阅和咨询工作

（三）负责档案安全防护，防止档案损坏、丢失和泄密。

（四）负责档案统计、分析、研究和编纂工作。

第四章 档案收集与整理

第十二条 档案收集范围：

（一）基金会章程、组织机构代码证、税务登记证等证件

（二）基金会理事会、监事会、理事会办公室、各专业委员会、各部门等形成的文件、资料

（三）基金会对外交流、合作、捐赠、赞助、公益活动等形成的文件、资料

（四）基金会财务、审计、人事、后勤等管理工作形成的文件、资料

（五）基金会各类会议、培训、考察、展览等活动的记录、照片、视频等资料

第十三条 档案整理要求：

（一）按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、立卷

（二）确保档案资料的真实性、完整性和准确性

（三）编制档案电子目录，方便查阅和利用

第五章 档案保管与利用

第十四条 档案保管要求：

(一）建立档案库房，配备必要的档案保管设施，确保档案安全

（二）加强档案防火、防盗、防潮、防虫等工作

（三）定期检查档案保管情况，及时处理问题

第十五条 档案利用要求：

（一）档案查阅者需填写档案借阅申请，经批准后方可查阅

（二）查阅档案时，需遵守档案保密制度，不得泄露档案内容

（三）查阅者需爱护档案，不得擅自涂改、损坏或丢失档案

第六章 档案资料的移交和销毁

第十六条 基金会应按照相关规定，对档案资料进行移交手续，确保档案资料的安全和完整。

第十七条 基金会档案资料达到保存年限或已失去价值的，应按照规定程序予以销毁。

第十八条 基金会应建立档案资料销毁的台账，详细记录销毁的时间、方式和理由。

第七章 附则

第十九条 本规定自颁布之日起生效，并在基金会内部进行宣传和执行。

第二十条 对于本规定未尽事宜，可参照相关法律法规和基金会的其他规定处理。

第二十一条 本规定由基金会理事会负责解释和修改，并根据实际情况进行适时调整。

第二十二条 本规定解释权归甘肃天庆慈善基金会所有。